Societário - Autenticação dos livros contábeis

Foi publicada no DOU de hoje, dia 22.02.2021, a Instrução Normativa DREI/SGD/ME nº 82, de 19 de fevereiro de 2021, que institui os procedimentos para autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade limitada - Eireli, das sociedades, bem como dos livros dos agentes auxiliares do comércio.

 

Dentre as disposições, destacamos:

 

1. A referida Instrução Normativa consolida as normas e diretrizes gerais acerca dos procedimentos a serem observados para a autenticação dos instrumentos de escrituração das empresas mercantis, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria.

 

As referidas disposições aplicam-se às filiais, sucursais ou agências, no Brasil, do empresário ou sociedade com sede em país estrangeiro.

 

2. Serão submetidos à autenticação da Junta Comercial os termos de abertura e de encerramento de qualquer instrumento de escrituração que o interessado julgue conveniente adotar, segundo a natureza e o volume de seus negócios, inclusive, livros não obrigatórios.

 

A autenticação da Escrituração Contábil Digital (ECD), por meio do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, desobriga qualquer outra autenticação, nos termos do § 2º do art. 78-A do Decreto nº 1.800/1996.

 

O balanço patrimonial contido em livro contábil poderá, a critério exclusivo do interessado, ser arquivado no âmbito das Juntas Comerciais, devendo a análise se ater às formalidades legais e extrínsecas do documento. Neste caso, não há obrigatoriedade de indicação dos dados do livro do qual foi extraído o respectivo balanço.

 

3. Os livros deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas, armazenadas ou não nos servidores das Juntas Comerciais.

 

4. As Juntas Comerciais adaptarão seus sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros societários e os livros dos agentes auxiliares, de modo que, após a entrada em vigor da referida Instrução Normativa, não deverão ser apresentados para autenticação novos livros em papel, preenchidos ou em branco.

 

Os termos de abertura e de encerramento deverão ser assinados com qualquer certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

 

Os arquivos dos livros digitais não ultrapassarão o tamanho a ser estabelecido pela Junta Comercial, de acordo com a sua capacidade tecnológica.

 

Além disso, o armazenamento dos livros nos servidores das Juntas Comerciais poderá perdurar pelo prazo de 30 dias, nos termos do parágrafo único do art. 39 da Lei nº 8.934/1994.

 

5. Os livros contábeis conterão termos de abertura e de encerramento, que indicarão:

 

- Termo de abertura:

 

a) a finalidade a que se destina o livro (nome do livro);

 

b) o número de ordem;

 

c) o nome empresarial;

 

d) o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ);

 

e) o município da sede ou filial;

 

f) o número e a data do arquivamento dos atos constitutivos na Junta Comercial; e

 

g) a data e as assinaturas;

 

- Termo de encerramento:

 

a) a finalidade a que destinou o livro (nome do livro);

 

b) o número de ordem;

 

c) o nome empresarial;

 

d) o período a que se refere a escrituração; e

 

e) a data e as assinaturas.

 

Ademais, as juntas comerciais, de forma automatizada, poderão fazer constar dados adicionais nos termos de abertura e encerramento.

 

6. Os termos de abertura e de encerramento deverão estar devidamente assinados pelo respectivo interessado ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, quando for o caso, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

 

No caso de interessado pessoa jurídica, pode ser utilizada a assinatura eletrônica.

 

7. A autenticação dos instrumentos de escrituração consiste na verificação das formalidades extrínsecas dos dados contidos nos termos de abertura e encerramento.

 

A autenticação dos instrumentos pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados, não sendo de competência dos órgãos de registro a análise das formalidades intrínsecas neles contidas.

 

O contabilista legalmente habilitado e o interessado são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue.

 

8. Lavrados os Termos de Abertura e de Encerramento, os livros devidamente escriturados e de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial:

 

9. A autenticação dos termos de abertura e encerramento deverá ser deferida de forma automática quando o interessado declarar que cumpriu todas as formalidades legais, nos moldes do Anexo da Instrução Normativa supramencionada, bem como apresentar o comprovante de pagamento da guia de arrecadação, sendo que, esta declaração deverá constar do termo de abertura.

 

Por sua vez, a comprovação da autenticação será realizada, por meio eletrônico, mediante recibo emitido pelo sistema público disponibilizado pela Junta Comercial.

 

Ademais, a autenticação dos instrumentos de escrituração pela Junta Comercial não a responsabiliza pelos fatos e atos neles escriturados.

 

10. O sistema informatizado utilizado pela Junta Comercial deve impedir que dados cadastrais sejam alterados quando do preenchimento dos dados complementares, a fim de evitar divergência entre eles.

 

11. Os livros relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis pela escrituração no período a que ela se refere, ou pelos atuais responsáveis. Já no caso de escrituração contábil descentralizada, o empresário individual, a Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli) e as sociedades que possuírem filial em outra unidade federativa deverão requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.

 

12. Vale destacar que, no caso de:

 

- transferência de sede para outra unidade da federação ou de conversão, a autenticação dos instrumentos ainda não apresentados poderá ser realizada pela Junta Comercial ou Cartório de origem, até o exercício em que ocorreu a transferência ou conversão, ou na Junta Comercial de destino, independentemente do período de escrituração constante do livro.

 

- cisão, fusão e incorporação deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial.

 

- empresas extintas, poderão ser autenticados livros contendo fatos contábeis ocorridos até a data da extinção.

 

13. Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro material, mediante iniciativa da Junta Comercial ou do titular da escrituração.

 

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade.

 

Vale frisar que, o livro já autenticado pela Junta Comercial não será substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.

 

O termo de cancelamento da autenticação será lavrado em arquivo próprio, devendo conter o número do processo administrativo ou judicial que o determinou.

 

14. Por fim, foram revogadas as seguintes normas:

 

- IN DREI nº 11/2013;

 

- IN DREI nº 69/2019; e

 

- IN DREI nº 75/2020.

 

15. A referida Instrução Normativa entra em vigor 120 (cento e vinte) dias após a data de sua publicação.

 

Clique aqui e confira a íntegra da IN DREI/SGD/ME nº 82/2021 – DOU 22.02.2021