Regulamentados a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados para que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais

Foi publicado no Diário Oficial da União de hoje, dia 19.03.2020, o Decreto n° 10.278, de 18 de março de 2020, o qual regulamenta o disposto no inciso X, do caput do art. 3º, da Lei nº 13.874/2019, e no art. 2º-A, da Lei nº 12.682/2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

 

Segundo ato, aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:

 

- por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e

 

- por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:

 

a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou

 

b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

 

Por outro lado, o disposto neste Decreto não se aplica a:

 

- documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;

- documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;

- documentos em microfilme;

- documentos audiovisuais;

- documentos de identificação; e

- documentos de porte obrigatório.

 

Ainda, em relação às regras gerais de digitalização, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

 

- a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

- a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

- o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

- a confidencialidade, quando aplicável; e

- a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

 

Além disso, o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

 

- ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

- seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I, do Decreto; e

- conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II, do Decreto.

 

Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

 

Após o processo de digitalização realizado conforme o Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

 

Por fim, os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

 

Clique aqui e confira a íntegra do Decreto n° 10.278/2020.