Regulamentada a utilização de certificação digital para a criação, assinatura e guarda eletrônica de documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho

Foi publicada no Diário Oficial da União de hoje, dia 12.04.2019, a Portaria da Secretaria Especial da Previdência e Trabalho n° 211, de 11 de abril de 2019, a qual dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônicas dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho.

 

É considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:

 

- Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO;

 

- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA;

 

- Programa de Gerenciamento de Riscos - PGR;

 

- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil - PCMAT;

 

- Programa de Proteção Respiratória - PPR;

 

- Atestado de Saúde Ocupacional - ASO;

 

- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural - PGSSMTR;

 

- Análise Ergonômica do Trabalho - AET;

 

- Plano de Proteção Radiológica - PRR;

 

- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;

 

- certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;

 

- laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;

 

- demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.

 

Será válida também a guarda por meio eletrônico dos documentos descritos, assinados manualmente, inclusive os que forem anteriores à vigência da referida Portaria, pelo período correspondente exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho. Contudo, os empregadores que optarem pela guarda de documentos digitais assinados manualmente devem manter os originais pelo período correspondente exigido na legislação própria, proporcionando à Inspeção do Trabalho, caso julgue necessário, o acesso aos documentos físicos originais mediante prévia notificação.

 

Ainda, serão considerados válidos os documentos já assinados no padrão ICP-Brasil, assim como a guarda em meio eletrônico dos documentos assinados manualmente, inclusive os anteriores à vigência da referida Portaria, pelo período exigido na legislação própria, em especial para os fins de fiscalização quanto ao cumprimento, por parte do empregador, das obrigações de segurança e saúde no trabalho.

 

Ademais, a forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos por meio da certificação é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da vigência da Portaria:

 

- 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;

 

- 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e

 

- 2 (dois) anos, para as demais empresas.

 

Por fim, excepcionalmente, poderá ser aceita a apresentação do documento em papel quando a geração do mesmo em formato digital se mostrar comprovadamente inviável, seja em razão de sua natureza ou do local onde a fiscalização venha a ser realizada, devendo ser devidamente justificada pelo empregador, que comprovará a autenticidade e a integridade do documento.

 

Clique aqui e confira a íntegra da Portaria n° 211/2019.