Junta Comercial - Procedimentos para autenticação dos livros contábeis

Foi publicada no DOU de hoje, 25.11.2022, a Instrução Normativa DREI /ME nº 79, de 22 de novembro de 2022, que dispõe sobre os procedimentos para autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade limitada, das sociedades, bem como dos livros dos agentes auxiliares do comércio – Alte.

 

Diante das disposições, destacamos:

 

1. Os livros contábeis deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas. Os sistemas eletrônicos utilizados devem garantir, no mínimo, a segurança, a confiabilidade e a inviolabilidade dos dados.

 

2. As Juntas Comerciais adaptarão seus sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros societários e os livros dos agentes auxiliares, de modo que, após a entrada em vigor desta Instrução Normativa, não deverão ser apresentados para autenticação quaisquer novos livros em papel.

 

É vedado o armazenamento do conteúdo das averbações de todos os livros, cujo interesse é de exclusividade da sociedade e de sua administração, nos servidores das Juntas Comerciais, devendo ser por esta automaticamente eliminado após 30 (trinta) dias contados do deferimento da autenticação, sendo certo que o seu download pelo usuário poderá ser realizado quantas vezes se fizerem necessárias durante este período, sem cobrança de novo preço.

 

A guarda e a conservação da escrituração eletrônica não é de competência da Junta Comercial, ficando a cargo exclusivamente do empresário e/ou da sociedade empresária, conforme previsão do art. 1.194 do Código Civil.

 

A fim de preservar a segurança dos dados contidos nos livros societários, as Juntas Comerciais devem assegurar que o download dos referidos livros, após autenticados, sejam realizados mediante a indicação do protocolo do pedido, cabendo ao solicitante assegurar a guarda do protocolo do pedido e do armazenamento do livro, para que esses não sejam acessados por terceiros não autorizados.

 

A Junta Comercial deve garantir a segurança necessária para a preservação da confidencialidade do conteúdo dos livros, enquanto não procedida a sua eliminação.

 

3. Os livros contábeis ou não conterão termos de abertura e de encerramento, que indicarão o termo de encerramento:

 

- o período a que se refere a escrituração, quando os livros estiverem devidamente escriturados;

 

- a data de início e fim do período a ser escriturado, no caso de livro social em branco; e

 

- a data e as assinaturas.

 

4. O contabilista legalmente habilitado, quando for o caso, e o empresário ou a administração da sociedade empresária, conforme o caso, são responsáveis pelo conteúdo do documento digital entregue.

 

Lavrados os Termos de Abertura e de Encerramento, os instrumentos de escrituração, de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros contábeis e de agentes auxiliares do comércio e quando se tratar de livros sociais antes de efetuada a escrituração ou depois de efetuada a escrituração.

 

No caso dos livros sociais autenticados em branco, os Termos de Abertura e de Encerramento deverão ser entregues ao usuário em arquivos separados, cada qual com o seu próprio hash e assinatura eletrônica, de forma a assegurar que a escrituração de eventos posteriores não corromperá a autenticidade e integridade desses termos.

 

5. Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração autenticados, por meio de sistemas de registro próprios, que deverão conter o período ou data de início e término, a que se refere a escrituração;

 

Para a solicitação de autenticação, o usuário deverá encaminhar à Junta Comercial os dados relativos aos termos de abertura e encerramento, bem como apresentar declaração prevista, a qual será parte integrante dos respectivos termos.

 

Os livros previamente autenticados tão somente com os termos de abertura e de encerramento produzem seus regulares efeitos jurídicos, inclusive perante terceiros.

 

A autenticação dos termos de abertura e encerramento, preenchidos nos moldes previstos na referida Instrução Normativa deverá ser deferida de forma automática quando o interessado declarar que cumpriu todas as formalidades legais, nos moldes do Anexo I, bem como apresentar o comprovante de pagamento da guia de arrecadação.

 

6.  No caso de escrituração contábil descentralizada, o empresário individual e as sociedades que possuírem filial em outra unidade federativa deverão requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada.

 

É de responsabilidade da administração da sociedade a fiel gestão e escrituração dos livros sociais, bem como a coleta, conferência e conservação da prova das assinaturas digitais de todos os envolvidos nos atos, eventos ou operações escriturados.

 

Os livros sociais enviados para autenticação pela Junta Comercial poderão ser criados e escriturados em formato de livre escolha da sociedade empresária, inclusive com orientação na horizontal ou vertical de suas páginas, desde que atendam aos requisitos previstos na legislação aplicável ao tipo de pessoa jurídica.

 

É meramente facultativa a utilização do modelo de Livro de Registro de Ações Nominativas disponibilizado no Anexo III.

 

A Junta Comercial poderá exigir que eventuais livros sociais, cujos arquivos estejam na forma de planilha eletrônica, sejam previamente transformados em formato pdf-A para autenticação.

 

Os livros sociais autenticados em branco poderão ser escriturados pela administração da sociedade sem necessidade de nova autenticação perante a Junta Comercial a cada novo ato, evento ou operação, com a manutenção do mesmo nº de ordem e até que sejam esgotadas as suas páginas.

 

Tendo em vista que na hipótese da alteração no conteúdo de um livro digital já assinado faz com que as assinaturas anteriores percam sua validade e que pode ser inconveniente ou mesmo impossível obter novamente as assinaturas dos envolvidos em escriturações anteriores sempre que houver nova escrituração, fica facultada a criação de versões, para meros fins de gestão interna pela sociedade, de um mesmo nº de ordem de um determinado livro social autenticado quando houver nova escrituração, desde que cada versão seja devidamente assinada pelas pessoas envolvidas nos novos atos, eventos ou operações.

 

Para garantir segurança aos interessados, a administração da sociedade poderá prestar declaração sobre qual versão de um nº de ordem de um determinado livro social é a mais atual.

 

O Livro de Registro de Ações Nominativas poderá ser assinado tão somente pela administração da sociedade.

 

Os termos de abertura e de encerramento dos livros sociais não precisam ser assinados pelo contabilista legalmente habilitado.

 

Os livros físicos autenticados ou em exigência há mais de 30 (trinta) dias e, ainda, não retirados na Junta Comercial pelo seu requerente, poderão ser destruídos pelas Juntas Comerciais, observada a garantia de não acesso a terceiros ao seu conteúdo durante todo o procedimento de eliminação.

 

Antes da eliminação dos livros físicos, a Junta Comercial deverá dar ampla publicidade ao procedimento por meio de seu portal institucional.

 

Os livros físicos em branco, já autenticados pelas Juntas Comerciais, poderão ser utilizados até que se conclua o seu preenchimento.

 

Os livros físicos já escriturados, autenticados ou não, poderão ser digitalizados e enviados para autenticação da Junta Comercial na forma de livro digital, observadas as disposições dessa instrução normativa e da Lei nº 13.874/2019 quanto à conservação e destruição de documentos originais. E, após o novo termo de abertura do livro digitalizado, deverá constar declaração da administração de que se trata do mesmo livro físico já autenticado, conforme modelo sugerido no Anexo IV da Instrução Normativa DREI nº 82/2021.

 

As disposições contidas nesta Instrução Normativa se aplicam, também, aos livros das cooperativas.

 

Clique aqui e confira, na íntegra, a Instrução Normativa DREI /ME nº 79, de 22 de novembro de 2022 – DOU 25.11.2022