eSocial – Publicada Nota Orientativa sobre a utilização de Certificado Digital por prestadores de serviço de contabilidade, administração de condomínios, gestores de RH e SST

Foi publicada no portal do eSocial, na área de Documentação Técnica, a Nota Orientativa n° 14/2019, a qual fornece orientações sobre a utilização de Certificado Digital por prestadores de serviço de contabilidade, administração de condomínios, gestores de RH e SST, etc.

 

Segundo a referida Nota Orientativa, o empregador/contribuinte, pessoa física ou jurídica, titular da obrigação de declarar informações ao eSocial, deverá enviar os respectivos eventos no modelo web service – WS, assinando-os com seu certificado digital.

 

Os atos da vida civil são praticados mediante assinatura da pessoa (física ou jurídica) titular da obrigação. O certificado digital é basicamente um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, identificando o responsável pelo ato. Para sua utilização no sistema eSocial o certificado, deverá ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, e ser do tipo A1 ou A3.

 

Quando uma pessoa (física ou jurídica) pratica atos em nome de outra, o faz por meio de procuração: quem assina é o procurador, representando o outorgante, com o dever de praticar os atos em seu interesse, restritos ao objeto da outorga, sob pena de responsabilidade. Em se tratando de transações no mundo digital, para esta situação, existe a figura da procuração eletrônica.

 

Sendo assim, o envio de eventos para o eSocial pode ser feito tanto pela pessoa física ou jurídica sujeito passivo da obrigação, como por um terceiro com poderes outorgados para tal, por meio de procuração. Esta representação por um terceiro é uma situação rotineira na área trabalhista e tributária como, por exemplo, nos casos de escritórios de contabilidade, gestores de recursos humanos, empresas de medicina e engenharia de segurança do trabalho, ou administradoras de condomínios edilícios, todos representando seus respectivos clientes. Estes são cenários típicos em que deve ser utilizada a citada procuração eletrônica.

 

Ainda, ressaltamos que, embora frequente no âmbito das prestadoras de serviço supracitadas, é irregular a situação em que o certificado digital do titular da obrigação (e sua senha) são entregues ao terceiro que seria seu representante – quando o correto seria a procuração eletrônica. O representante, de posse do certificado e senha da pessoa obrigada, estaria enviando os eventos assinando-os como se fosse o titular, com o certificado digital do titular. Este procedimento implica: violação das diretrizes de segurança do certificado digital; dificuldade de rastreamento da pessoa que efetivamente praticou os atos em nome do titular; dificuldade de imputar responsabilidades em caso de mau uso; e impossibilidade de limitar os poderes outorgados ao objeto específico do ato jurídico em questão (envio de eventos ao eSocial).

 

Por fim, estão disponíveis no portal do eSocial, na área de Documentação Técnica, outras orientações sobre Procuração Eletrônica e Assinatura Digital.

 

A Nota Orientativa n° 14/2019 está disponível em https://portal.esocial.gov.br/manuais/nota-orientativa-014-2019-certificado-digital.pdf.