Artigo: Substituição da ECD – Inclusão do Registro J932

Conforme disposição prevista na IN RFB n° 1.774/2017, bem como nos termos do item 15 do CTG 2001, somente pode ser substituída, depois de autenticada pelo Sped, a escrituração contábil em forma digital que contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de retificação de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da ITG 2000 – Escrituração Contábil.

 

Geralmente, os ajustes mais usuais que atendem à definição acima, isto é, que levam à circunstância de substituição da ECD (Escrituração Contábil Digital), no alcance do CTG 2001, são os decorrentes de:

 

- ajustes no formato eletrônico das informações contábeis, sem alterações dos saldos previamente publicados (por exemplo: erros no cadastro do plano de contas);

 

- problemas na interface das informações (por exemplo: multiplicações indevidas por troca de vírgula para ponto) do sistema contábil das empresas para o Programa Validador e Assinador (PVA) da ECD; e

 

- abertura de subcontas exigidas pela Lei n.º 12.973/2014, desde que não altere o saldo total da conta.

 

Além dos itens mencionados acima, os profissionais de contabilidade devem avaliar, individualmente, as circunstâncias que demandam a substituição da ECD, desde que observados os procedimentos definidos pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade).

 

Na hipótese de erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos, o contribuinte deverá proceder com a substituição da ECD, assim, a autenticação da ECD transmitida será cancelada quando da apresentação da ECD substituta, à qual deve ser anexado o Termo de Verificação para Fins de Substituição que passará a integrá-la.

 

Neste sentido, o registro J801 - Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD deve ser utilizado obrigatoriamente no caso de substituição de um arquivo da ECD, conforme previsão da IN RFB n° 1.774/2017.

 

A entidade deverá preencher o registro J801 – Termo de Verificação Para Fins de Substituição da ECD, detalhando os erros que deram motivo à substituição com as seguintes informações:

 

I – identificação da escrituração substituída;

II – descrição pormenorizada dos erros;

III – identificação clara e precisa dos registros que contenham os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado;

IV – autorização expressa para acesso do Conselho Federal de Contabilidade a informações pertinentes às modificações; e

V – descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes, quando for o caso e quando estes julgarem necessário.

 

Até o ano-calendário de 2017, que vigorava o leiaute 6, o registro J930 identificava os Signatários da Escrituração, bem como os Signatários do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD. No entanto, a partir do ano-calendário de 2018, com a utilização do leiaute 7, o registro J930 não será mais destinado ao Termo de Substituição da ECD. Logo, a qualificação do assinante 910 e 920 correspondentes ao Responsável Pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD, foram alocados ao novo registro J932 - Signatários do Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD, que será de preenchimento obrigatório quando a ECD for substituta.

 

Assim, a partir do ano-calendário 2018, com o leiaute 7, além do registro J801 - Termo de Verificação para fins de Substituição da ECD, deverá ser preenchido o registro J932, com a identificação dos Signatários do Termo de Verificação de Substituição, que será:

 

I – o profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos; e

 

II – quando as demonstrações contábeis tenham sido auditadas por auditor independente, pelo próprio profissional da contabilidade que assina os livros contábeis substitutos e também pelo seu auditor independente.

 

Por fim, ressalto que só é admitida a substituição da ECD até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente, e que são nulas as alterações efetuadas em desacordo com as regras supramencionadas ou com o Termo de Verificação para Fins de Substituição.

 

Santina Apoliana Pereira da Silva

Consultora - Área Impostos Federais, Legislação Societária e Contabilidade.