Artigo - RAIS: Orientações para a entrega em 2019

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), instituída pelo Decreto nº 76.900/1975, é um importante instrumento de coleta de dados para o setor do trabalho, funcionando como um verdadeiro censo anual do mercado formal de empregos, com a produção de informações referentes aos vínculos de trabalho em geral.

 

Tem por objetivo o provimento de dados de controle da atividade trabalhista no país para a elaboração de estatísticas das relações de trabalho pelas entidades governamentais, como quantos empregos foram gerados, remunerações, faixa etária, tempo de emprego, horas contratuais, etc., e viabilizar o pagamento do abono salarial anual, que é um benefício constitucional que tem como público-alvo os empregados formais que ganham, em média, até 2 salários mínimos.

 

A prestação das informações de forma incorreta pode causar prejuízos à empresa, com autuação pela fiscalização e consequente aplicação de multa administrativa e, em especial, aos empregados, com a perda do direito ao abono do PIS.

 

Assim, a inclusão de informações corretas e a veracidade destas é imprescindível para o cumprimento dos objetivos da RAIS.

 

A Portaria do Ministério da Economia nº 39/2019 aprovou instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), em 2019, referente ao ano-base 2018, divulgando também o Manual de Orientações respectivo, para tal entrega.

 

Todos os empregadores (pessoa física ou jurídica), independentemente de seu porte e tributação, devem fornecer ao governo, por meio da RAIS, as informações referentes aos estabelecimentos e de cada um de seus empregados, como admissões, remunerações, desligamentos, afastamentos e outras ocorrências tidas no ano-base respectivo (2018), nos moldes trazidos pela Portaria e Manual respectivo. Neste sentido, estão obrigados a declarar a RAIS:

 

- os inscritos no CNPJ com ou sem empregados;

- os empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;

- empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados (empresário individual);

- cartórios extrajudiciais;

- cooperativas (com relação aos seus empregados);

- condomínios;

- empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;

- filiais, agências e sucursais das empresas; e

- o Microempreendedor Individual (MEI) com empregado em 2018.

 

Lembrando que o estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo nº de matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI), Cadastro Nacional de Obras (CNO) ou Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF).

 

Assim, deve entregar a RAIS o estabelecimento e o empregador identificado pelo nº de matrícula no CEI/CNO/CAEPF (empregadores pessoas físicas, urbanos e rurais e obras) que mantiveram empregados em 2018. No entanto, conforme Manual da RAIS, com relação aos cadastros CNO e CAEPF, a declaração da RAIS ano-base 2018 será facultativa. Ainda, citado Manual da RAIS dispõe que, quando for o caso de produtor rural ou cartório extrajudicial, para estes, além da declaração da RAIS com as informações do empregador, empregado, remunerações, etc., na CEI ou CAEPF, deverá haver também a declaração da RAIS Negativa no CNPJ do mesmo, para fins de cruzamento de informações com a RFB.

 

Já o estabelecimento inscrito no CNPJ que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante 2018 está obrigado a entregar a RAIS Negativa, devendo informar apenas os campos que o identificam, através do Programa GDRAIS ou via web, em http://www.rais.gov.br/sitio/negativa.jsf, bastando preencher respectivo formulário. Estão dispensados desta entrega negativa somente o MEI e o estabelecimento e empregador PF inscritos no CEI/CNO/CAEPF.

 

A empresa que possui filiais, com ou sem empregados, ou sem movimento em 2018, deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), utilizando cada CNPJ específico em forma de subarquivos. Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da empresa a qual estiveram vinculados. Isto porque, na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI/CNO/CAEPF diferentes e em qualquer quantidade, que o Programa GDRAIS providenciará a geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados.

 

Todos os vínculos existentes em 2018 deverão ser declarados na RAIS, abrangendo, entre outros:

 

- empregados contratados por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência e o contrato regido pela Lei nº 9.601/1998 (feito com a participação do sindicato);

 

- trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019/1974, que deverão ser declarados pela agência de trabalho temporário;

 

- trabalhadores rurais regidos pela Lei nº 5.889/1973;

 

- aprendiz (maior de 14 e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428, da CLT, e Decreto nº 9.579/2018;

 

- os dirigentes sindicais, quando remunerados pela empresa; e

 

- os diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do FGTS.

 

Por outro lado, não devem ser relacionados na RAIS, em hipótese alguma: os trabalhadores sem vínculo empregatício, como os diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido o FGTS, os autônomos em geral, os estagiários, os empregados domésticos, os cooperados e os trabalhadores afastados por processos judiciais em trâmite, ocorrido no ano anterior ao da declaração do ano-base (novidade esta trazida para este 2019).

 

O prazo para entrega da RAIS terminará em 05.04.2019, sendo que não houve qualquer prorrogação neste prazo, tão simplesmente, a norma e o Manual foram divulgados com 1 mês de atraso em relação aos anos anteriores. Havendo necessidade de se retificar as informações já prestadas, o término do prazo para a entrega da RAIS retificadora, sem multa, também é até o dia 05.04.

 

As informações deverão ser prestadas, exclusivamente, via web, através do Programa Gerador de Declaração da RAIS (GDRAIS 2018 - Versão 1.6.1). Já a RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com a utilização do aplicativo GDRAIS Genérico 1976-2017 - Versão 1.2.0.

 

Para a transmissão da declaração da RAIS, continua sendo obrigatória a utilização de certificado digital válido no padrão ICP-Brasil por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 11 vínculos, que continua sendo facultativa. Na transmissão da declaração de exercícios anteriores também será obrigatória a utilização de certificado digital, independentemente do nº de vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa. As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um e-CPF ou e-CNPJ.

 

O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa administrativa a ser cobrada a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro. Em caso de autuação, tal valor poderá ser acrescido em até 20%, conforme quantidade de empregados que o empregador possuir, a critério da autoridade julgadora. Já o empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito, além da multa aludida, ao acréscimo de R$ 26,60 por empregado omitido ou declarado de forma falsa ou inexata. Ainda, o valor das multas será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência (31.12.2019), sendo que estas multas serão aplicadas em dobro no caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.

 

Lembrando que a lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério da Economia.

 

Por fim, o responsável pela declaração e entrega da RAIS deverá estar atento e ser cauteloso quando do preenchimento e/ou conferência das informações dos campos e sua eventual correção, quando for o caso, antes de efetuar a entrega no prazo legal, para não prejudicar o empregador e os empregados, cumprindo, desta forma, os objetivos desta declaração anual, que é gerar, a partir dos dados informados, um mapa do mercado formal de trabalho do ano de 2018 e viabilizar quais trabalhadores terão direito ao abono do PIS.

 

Portanto, todos os empregadores, tanto pessoas físicas quanto jurídicas, devem seguir as orientações aqui tratadas, trazidas pelo Manual do Ministério da Economia, para proceder a um correto preenchimento e envio das declarações da RAIS, referentes ao ano-base 2018, observando também o prazo legal, que terminará na próxima sexta-feira, dia 05.04.2019, e demais procedimentos expostos, para não haver quaisquer prejuízos às partes envolvidas ou qualquer discussão sobre o tema.

 

Fábio Momberg

Consultor da Área Trabalhista e Previdenciária