Artigo: RAIS - Orientações para 2020

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), instituída pelo Decreto nº 76.900/1975, é um importante instrumento de coleta de dados para o setor do trabalho, funcionando como um verdadeiro censo anual do mercado formal de empregos, com a produção de informações referentes aos vínculos de trabalho em geral.

 

Tem por objetivo o provimento de dados de controle da atividade trabalhista no país para a elaboração de estatísticas das relações de trabalho pelas entidades governamentais, como quantos empregos foram gerados, remunerações, faixa etária, tempo de emprego, horas contratuais, etc., e viabilizar o pagamento do abono salarial anual, que é um benefício constitucional que tem como público-alvo os empregados formais que ganham, em média, até 2 salários mínimos.

 

A prestação das informações de forma incorreta pode causar prejuízos à empresa, com autuação pela fiscalização e consequente aplicação de multa administrativa e, em especial, aos empregados, com a perda do direito ao abono do PIS. Neste sentido, a inclusão de informações corretas e a veracidade destas é imprescindível para o cumprimento dos objetivos da RAIS.

 

A Portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho (SEPRT) n° 1.127/2019, publicada no Diário Oficial da União (DOU) de 15.10.2019, definiu datas e condições em que as obrigações de prestação de informações pelo empregador nos sistemas CAGED e RAIS serão substituídas pelo eSocial.

 

Em relação a RAIS, esta passa a ser cumprida por meio do eSocial a partir do ano-base 2019, pelas empresas obrigadas à transmissão das seguintes informações de seus trabalhadores ao eSocial, quando referentes a todo o ano-base:

 

- data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador, que deverão ser prestadas até o dia imediatamente anterior ao do início das atividades do empregado;

- data e motivo da rescisão de contrato, bem como os valores das verbas rescisórias devidas, que deverão ser prestadas até o 10° dia, contado da data da extinção do vínculo, nas hipóteses previstas nos incisos I, I-A, II, IX e X do art. 20, da Lei nº 8.036/1990 e até o dia 15 do mês seguinte em que ocorrer a extinção do vínculo, nos demais casos; e

- valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com a correspondente discriminação e individualização dos valores, que deverão ser prestadas até o dia 15 do mês seguinte ao vencido.

 

Para as demais pessoas jurídicas de direito privado e de direito público, bem como as pessoas físicas equiparadas a empresas, fica mantida a obrigação de envio da RAIS, referente ao ano-base 2019, cuja entrega será devida agora em 2020 (visto não ter havido as informações acima citadas no eSocial referentes a todo o ano-base respectivo).

 

Assim, a principal novidade para 2020 é que as empresas pertencentes aos grupos 1 e 2, do eSocial, estão desobrigadas de entregar a declaração da RAIS. Somente os empregadores integrantes do 3º grupo, como as empresas optantes pelo Simples Nacional, os empregadores PF, as entidades sem fins lucrativos, etc., que ainda não apresentam as informações de remuneração/folha de pagamento (eventos periódicos) ao eSocial é que estão obrigados à entrega da RAIS agora em 2020, referente ao ano-base 2019.

 

Neste sentido é o disposto na Portaria SEPRT n° 6.136/2020, publicada no DOU de 05.03.2020, que estabeleceu procedimentos para a declaração da RAIS, para tais empregadores (integrantes do 3º grupo do eSocial).

 

Além disso, consta uma informação no portal da RAIS de que a declaração da RAIS ano-base 2019, por meio do GDRAIS, por empresas compreendidas nos grupos 1 e 2 de obrigados ao eSocial, não tem qualquer valor legal, inclusive para fins de habilitação de trabalhadores ao recebimento do abono salarial.

 

Ainda, conforme pág. 49, do Manual da RAIS, para 2020, as empresas compreendidas nos grupos 1 e 2 do eSocial, conforme cronograma estabelecido pela Portaria 1.419/2019, estão desobrigadas a declarar a RAIS, e serão bloqueadas de declarar a RAIS pelo GDRAIS 2019 (Portaria 1.127/2019).

 

Com isso, estão obrigados de entregar a RAIS em 2020, os empregadores pessoas jurídicas (inclusive os optantes pelo Simples Nacional) e as pessoas físicas, devendo fornecer ao Ministério da Economia, as informações referentes aos estabelecimentos e de cada um de seus empregados, como admissão, remunerações, desligamentos, afastamentos e outras ocorrências do ano-base respectivo (2019), nos moldes trazidos pela Portaria SEPRT 6.136/2020 e Manual de Orientações respectivo, devendo declarar, dentre outros:

 

- os inscritos no CNPJ com ou sem empregados;

- todos os empregadores, conforme definidos no art. 2º, da CLT;

- empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados; (empresário individual)

- cartórios extrajudiciais;

- empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;

- condomínios e sociedades civis;

- empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;

- filiais, agências e sucursais das empresas ;

- cooperativas (com relação aos seus empregados); e

- o Microempreendedor Individual (MEI) que manteve empregado em 2019.

 

Lembrando que o estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo nº de matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI), Cadastro Nacional de Obras (CNO) ou Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF). Com isso, devem entregar a RAIS o estabelecimento e o empregador identificado pelo nº de matrícula no CEI/CNO/CAEPF (empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais e obras) que mantiveram empregados no ano-base 2019.

 

Já o estabelecimento inscrito no CNPJ que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante 2019 está obrigado a entregar a RAIS Negativa, devendo informar apenas os campos que o identificam, através do Programa GDRAIS ou via web, em http://www.rais.gov.br/sitio/negativa.jsf, bastando preencher respectivo formulário. Estão dispensados desta entrega negativa somente o MEI e o estabelecimento e empregador PF inscritos no CEI/CNO/CAEPF. No entanto, este arquivo negativo somente deve ser entregue para os obrigados à RAIS em 2020 (empregadores integrantes do 3º grupo do eSocial), não havendo a necessidade de envio para os demais desobrigados, como àqueles, por exemplo, que possuem estabelecimentos sem movimento, pelo fato de já estarem obrigado ao eSocial, mesmo que não tenha havido qualquer informação quanto a tais CNPJ’s.

 

Quanto às informações dos trabalhadores, todos os vínculos existentes em 2019 deverão ser declarados na RAIS, abrangendo, entre outros:

 

- empregados contratados sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado (experiência, àquele regido pela Lei nº 9.601/1998, etc.) incluindo o trabalho intermitente;

- trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019/1974, que deverão ser declarados pela agência de trabalho temporário;

- trabalhadores rurais regidos pela Lei nº 5.889/1973;

- aprendiz (maior de 14 e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428, da CLT, e Decreto nº 9.579/2018;

- os dirigentes sindicais, quando remunerados pela empresa; e

- os diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo recolhimento do FGTS.

 

Por outro lado, não devem ser relacionados na RAIS, em hipótese alguma: os trabalhadores sem vínculo empregatício, como os diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido o FGTS, os autônomos em geral, os estagiários, os empregados domésticos, os cooperados e os trabalhadores afastados por processos judiciais em trâmite, ocorrido no ano anterior ao da declaração do ano-base (2018).

 

O prazo para entrega da RAIS teve início em 9 de março e vai até 17 de abril de 2020, sendo que, conforme Manual de Orientações, não haverá qualquer prorrogação deste prazo. Havendo necessidade de se retificar as informações já prestadas, o término do prazo para a entrega da RAIS Retificadora, sem multa, também é até o dia 17.04.

 

A entrega da declaração é feita somente via internet. Para o preenchimento e envio das informações da RAIS, deve ser utilizado o Programa Gerador de Declaração da RAIS (GDRAIS 2019 - Versão 1.0.0 atualizada em 09.03.2020), que deverá ser obtido no site www.rais.gov.br, no link “Downloads”. Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI/CNO/CAEPF diferentes e em qualquer quantidade. O Programa GDRAIS providenciará a geração do arquivo de entrega com os estabelecimentos selecionados. A RAIS de exercícios anteriores deverá ser declarada com o aplicativo GDRAIS Genérico 1976-2018 - Versão 1.0.0 atualizada em 09.03.2020.

 

Para a transmissão da declaração continua sendo obrigatória a utilização de certificado digital válido no padrão ICP-Brasil por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 10 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa. Na transmissão da declaração de exercícios anteriores também será obrigatória a utilização de certificado digital, independentemente do nº de vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa. As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um e-CPF ou e-CNPJ.

 

Lembrando que o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa administrativa a ser cobrada a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro. Em caso de autuação, tal valor poderá ser acrescido em até 20%, conforme quantidade de empregados que o empregador possuir, a critério da autoridade julgadora. Já o empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito, além da multa aludida, ao acréscimo de R$ 26,60 por empregado omitido ou declarado de forma falsa ou inexata. Ainda, o valor das multas será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência (31.12.2020), sendo que estas multas serão aplicadas em dobro no caso de reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade.

 

Ressaltando que o pagamento da multa correspondente a não entrega ou entrega em atraso ou com erros ou omissões não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério da Economia.

 

Por fim, o responsável pela declaração e entrega da RAIS deverá estar atento e ser cauteloso quando do preenchimento e/ou conferência das informações dos campos e sua eventual correção, quando for o caso, antes de efetuar a entrega no prazo legal, para não prejudicar o empregador e os empregados, cumprindo, desta forma, os objetivos desta declaração anual, que é gerar, a partir dos dados informados, um mapa do mercado formal de trabalho do ano de 2019 e viabilizar quais trabalhadores terão direito ao abono do PIS.

 

Desta forma, somente os empregadores integrantes do 3º grupo, como as empresas optantes pelo Simples Nacional, os empregadores PF, produtores rurais, MEI, as entidades sem fins lucrativos, etc., como ainda não apresentam as informações de remuneração/folha de pagamento (eventos periódicos) ao eSocial, estão obrigados à entrega da RAIS agora em 2020, referente ao ano-base 2019, devendo se atentar às orientações trazidas na Portaria SEPRT n° 6.136/2020 e no Manual de Orientações da RAIS, para este ano, devendo, ainda, respeitar o prazo legal para tal entrega, que iniciou em 9 de março e vai até 17 de abril e observar os demais procedimentos de praxe, para não haver quaisquer prejuízos às partes envolvidas ou qualquer discussão sobre o tema. Por outro lado, as demais empresas que já prestaram as informações via eSocial, durante todo o ano de 2019 (1º e 2º grupos - como as empresas do lucro real e presumido), principalmente com relação à remuneração e aos eventos de folha de pagamento, estão desobrigadas do envio da RAIS, agora em 2020, visto que esta obrigação passou a ser suprida pelo eSocial, sendo que, segundo o Manual da RAIS serão bloqueadas as declarações por estas empresas pelo aplicativo GDRAIS 2019. Ainda, para estas, não há a necessidade do envio da RAIS Negativa para os seus estabelecimentos sem movimento.

 

Fábio Momberg

Consultor da Área Trabalhista e Previdenciária