Artigo: Guarda de documentos contábeis

Quando falamos de documentos contábeis, logo pensamos nos escritórios de contabilidade que, necessariamente, devem ter o controle e a organização dos referidos documentos, que são peças fundamentais para elaborar a contabilidade das empresas, para que não haja prejuízos no futuro. Ainda, vale lembrar que as empresas são responsáveis pelo armazenamento dos documentos contábeis.

 

Cabe ressaltar que a possibilidade de guarda de documentos através dos meios digitais foi implementada pela Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019) e, desde então, a empresa poderá arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.

 

Apesar de grande parte dos documentos contábeis atualmente serem armazenados por meio digital, as empresas ainda detêm uma gama de documentos armazenados de forma física. Dentre os documentos que elas devem ter em mãos – ou conservados através de meios digitais adequados –, estão os documentos contábeis relativos aos tributos federais e, diante disso, fica a dúvida: Por quanto tempo o escritório deve manter os documentos à sua disposição?

 

Diante dessa questão, é necessário ressaltar que, a guarda de documentos está diretamente relacionada com o prazo decadencial e prescricional dos tributos e, para saber o referido prazo, deve-se analisar os tributos oriundos de cada documento contábil para se determiná-lo. Sendo assim, é preciso examinar o que determina a legislação a respeito do prazo de decadência e prescrição de cada tributo federal para que, assim, consigamos chegar à conclusão.

 

Vale lembrar que o prazo decadencial é o tempo limite que a Fazenda Nacional tem de constituir o crédito tributário, por meio de notificação de lançamento. Já a prescrição diz respeito ao direito de cobrar um crédito que já foi lançado, ou seja, um crédito que já foi constituído pelo ente competente.

 

Quanto à legislação do Imposto de Renda, o prazo prescricional é de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado conforme disposto no art. 278 do Regulamento do Imposto de Renda de 2018 (Decreto 9.580/2018) e o art. 173 do Código Tributário Nacional, sendo aplicado tanto para pessoa jurídica como para pessoa física.

 

Já quando falamos sobre a Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) e a CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), que são direcionadas  para o financiamento da seguridade social por parte do Estado, tem-se a manifestação do STJ (Supremo Tribunal de Justiça), em suas decisões, considerando-as como tributo, ou seja, as contribuições atendem o disposto no artigo 3º do Código Tributário Nacional, encaixando-se na hipótese prevista no art. 174 da legislação citada acima. Sendo assim, o prazo prescricional será de 5 anos, seguindo as mesmas regras que o PIS/Pasep.

 

Desta forma, o PIS/Pasep e a Cofins, apurados mensalmente, que tem o lançamento tributário por homologação, possuem o prazo de prescrição de 5 anos, que inicia-se a partir da data da ocorrência do fato gerador, segundo disposto no artigo 150 do Código Tributário Nacional:

 

Art. 150. O lançamento por homologação, que ocorre quanto aos tributos cuja legislação atribua ao sujeito passivo o dever de antecipar o pagamento sem prévio exame da autoridade administrativa, opera-se pelo ato em que a referida autoridade, tomando conhecimento da atividade assim exercida pelo obrigado, expressamente a homologa.

 

[...]

 

§ 4º Se a lei não fixar prazo a homologação, será ele de cinco anos, a contar da ocorrência do fato gerador; expirado esse prazo sem que a Fazenda Pública se tenha pronunciado, considera-se homologado o lançamento e definitivamente extinto o crédito, salvo se comprovada a ocorrência de dolo, fraude ou simulação.

 

Nesse sentido, vale ressaltar que os documentos que servem de base para os lançamentos contábeis no livro diário, bem como o razão, por registrarem todas as mutações patrimoniais da empresa, tem o prazo de guarda por período indeterminado.

 

Em suma, os profissionais de contabilidade e as empresas devem ficar atentos aos prazos decadenciais e prescricionais, de modo a facilitar a organização e guarda dos documentos efetivamente necessários para a guarda e, ainda, desocupar espaço em relação aos documentos que já foram alcançados pela prescrição ou decadência.

 

Júlia Gomes Colletti

 

Consultora - Área de Tributos Federais, Legislação Societária e Contabilidade