Artigo: A importância da conciliação das contas

Nos dias atuais, em que a fiscalização se intensificou consideravelmente com a instituição do ambiente Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), englobando aqui a parte da escrituração contábil e escrituração fiscal de cada contribuinte, tornou-se imprescindível ter e manter uma escrituração contábil que exprima a realidade da empresa sem distorção, erro ou falta de qualidade e certeza em seus assentamentos.

 

Ter o controle absoluto dos valores registrados na contabilidade é o principal ponto de partida para uma demonstração financeira sem questionamentos ou ressalvas, só que para isso todos os valores devem estar suportados por documentos hábeis, bem como registrados em contas corretas e os saldos confrontados com relatórios ou documentos internos ou externos, pois só assim, pode-se assegurar a veracidade dos saldos.

 

Por esta razão, para iniciarmos o processo de abertura ou encerramento da movimentação contábil de um ano, é necessário que os saldos de todas as contas de nossa contabilidade estejam corretos, ou seja, os saldos contábeis devem corresponder exatamente com os saldos reais existentes na data de encerramento.

 

A busca por uma escrituração contábil sem ressalvas inicia-se justamente com o processo chamado conciliação contábil.

 

Entende-se por conciliação contábil a análise dos saldos das contas contábeis, e sua respectiva movimentação, visando adequar seu saldo à efetiva realidade, promovendo ajustes necessários na escrituração contábil. Em outras palavras, conciliação das contas contábeis é a checagem do respectivo saldo/movimentação com a realidade efetiva (saldo/movimentação real).

 

Claro que o processo de conciliação das contas sempre vai requer um custo de hora/trabalho em sua execução, e este custo pode ser significativo em uma empresa de grande porte, por exemplo, visto que a movimentação de lançamentos contábeis  entre a pequena e grande empresa são absurdamente  diferentes, mas continuam sendo imprescindíveis.

 

No decorrer da movimentação contábil de uma empresa, seja de grande, médio ou pequeno porte, são realizados centenas de lançamentos propiciando, obviamente,  a possibilidade da ocorrência de alguns erros que se não corrigidos antes do encerramento, deixarão os saldos das contas irreais e consequentemente  trarão reflexos nas Demonstrações Financeiras da empresa de modo que estas não espelharão a sua situação patrimonial real.  Para chegarmos aos erros, será necessária a realização da conciliação contábil de todas as contas utilizadas pela contabilidade.

 

Todas as contas contábeis devem ser analisadas e conciliadas mensalmente, diminuindo assim o custo/hora na elaboração dos trabalhos, visto que, desta forma não permanece erro de um mês para outro, e, ao final do ano não se perde tempo com a conciliação de um período mais longo.

 

Principais cuidados na conciliação das contas devem-se ter no levantamento de irregularidades que são oriundas de:

 

- lançamentos contábeis em contas incorretas;

 

- falta de lançamentos;

 

- lançamento com valores a maior ou a menor;

 

- lançamento indevido; e

 

- lançamentos sem documentação hábil.

 

Portanto, apesar de ser um trabalho árduo, a conciliação das contas será refletida em demonstrações financeiras com um nível muito maior de qualidade, reduzindo significativamente a possibilidade de gerar problemas fiscais e, ainda, de ter ressalvas em pareceres de auditoria, mas principalmente reflete no trabalho eficiente e eficaz ao qual o contador se prestou a realizar.

 

Andréa Giungi

 

Consultora - Área de Tributos Federais, Legislação Societária e Contabilidade